Sering banget, kita itu bawaannya udah males duluan kalau ngurusin administrasi di kantor pemerintahan. Ternyata, gak semuanya semenyebalkan itu kok. Baru-baru ini, aku dapat pengalaman mengurus akta kelahiran orang dewasa di Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Palembang yang berada di Jalan Demang Lebar Daun Palembang.

Awalnya aku pikir, semua orang di Indonesia ini punya akta lahir atau catatan kelahiran. Ternyata tidak. Tentu banyak alasan mengapa seseorang tidak memiliki akta lahir, bisa jadi belum sempat mengurus (ini biasa terjadi pada akta lahir anak) atau memang sulit mengurus (seperti yang mungkin terjadi di jaman-jaman dulu).

Gellinger / Pixabay

Akta Kelahiran, Apakah Sih Itu?

Akta Kelahiran sangat penting dan sering menjadi prasyarat untuk mengurus dokumen-dokumen lain seperti Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Paspor, sampai Ijazah. Membuat akta kelahiran, dapat dimulai dari sebuah peristiwa kependudukan, seperti kelahiran.

Baca juga : Proses Pembuatan Paspor dengan Sistem Antrian Online Paspor

Setelah seorang ibu melahirkan anaknya, umumnya akan ada surat keterangan lahir yang dikeluarkan Rumah Sakit atau Puskesmas tempat terjadinya kelahiran. Selanjutnya surat keterangan lahir itu akan menjadi dasar untuk membuat Akta Kelahiran. Berdasarkan aturan UU 24 Tahun 2013, “Setiap kelahiran wajib dilaporkan oleh Penduduk kepada Instansi Pelaksana setempat paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak kelahiran”. Jadi, sebisa mungkin, setelah melahirkan, segera urus akta kelahiran anak.

aitoff / Pixabay

Proses Membuat Akta Kelahiran Dewasa di Kantor Catatan Sipil Palembang

Aku dapat pengalaman mengurus akta kelahiran untuk orang dewasa yaitu pengasuh anak di rumah. Beliau gak punya akta kelahiran, padahal dibutuhkan untuk mengurus paspor.

Sebelum ke Kantor Catatan Sipil Palembang, aku coba cari info dulu ke orang yang kerja di Kantor Catatan Sipil untuk bertanya syarat dan dokumen yang harus dibawa. Biar gak pergi berkali-kali kalau ada yang ketinggalan.

New photo by Faridilla Ainun / Google Photos

Seperti pada umumnya, kantor pemerintahan, seperti Kantor Catatan Sipil Palembang buka setiap hari kerja Senin hingga Jumat. Namun, tentu yang perlu diperhatikan adalah jam istirahatnya. Ada baiknya datang pagi hari saja, biar kalau ada yang kurang, bisa disusul di siang hari.

Informasi dan petunjuk mengenai prosedur sebenarnya cukup jelas. Di awal, kita bisa mengambil nomor antrian, jika bingung, bisa jelaskan ke petugas apa yang mau diurus, jadi kita akan diberi nomor antrian sesuai dengan kebutuhan atau surat yang mau diurus. Jika akan mengurus akta kelahiran, mintalah nomor antrian untuk Pendaftaran Akta.

Untuk Kantor Catatan Sipil Palembang, Lantai 1 gedung tersebut menjadi tempat pelayanan utama. Terdapat loket untuk informasi umum, pendaftaran akta, pendaftaran pindah/datang, pengurusan KTP, dll. Walaupun terlihat cukup padat, masih banyak tempat-tempat duduk yang kosong. Karena lebih banyak yang berdiri untuk mengisi data-data pada formulir yang akan diberikan setelah dari loket.

New photo by Faridilla Ainun / Google Photos

Tak perlu menunggu cukup lama, kita juga bisa memantau antrian yang didapatkan karena ada layar besar yang menunjukkan nomor antrian beserta loket yang dituju. Setelah 5 menit nomor antrianku dipanggil ke loket 2 (Loket Pengurusan Akta-Akta).

New photo by Faridilla Ainun / Google Photos

Nomor dan kode yang diberikan di karcis antrian berurutan dan jelas tertulis untuk loket mana yang menjadi tujuan serta jumlah orang yang ada di antrian tersebut.

Oh iya, sekilas info penting tak penting terkait nomor antrian biar gak suudzon dikira disalip nomor antrian sebelumnya.

Contoh ada antrian

  • B18 Pengurusan Akta

  • B19 Pengurusan KTP

  • B20 Pengurusan Pindah

  • B21 Pengurusan Akta

  • B22 Pengurusan Akta

  • B23 Pengurusan KTP.

    Nah B18 dan B19 kebetulan masuk loket di waktu yang sama tapi B18 belum selesai sementara B19 sudah. Lalu dipanggillah B23 yang punya niat mengurus KTP sama seperti B19. Setelah B18 selesai, nanti B21 dipanggil ke loket pengurusan akta kok.

Untuk di Palembang, jika hari Jumat, kita bisa menemukan keunikan yaitu pegawai di Kantor pemerintahan Palembang wajib memakai pakaian adat. Jadi, gak perlu heran kalau ada pegawai laki-laki yang pakai rumpak (hiasan di kepala biasa terbuat dari songket, bagian dari pakaian adat Palembang).

Dokumen dan Formulir untuk Pengurusan Akta Kelahiran Dewasa

Setelah antrianku dipanggil, segera aku menuju loket pengurusan akta. Sempat ditanya-tanya mengurus akta untuk siapa, lalu diberikanlah beberapa formulir dan catatan tentang data. Formulir yang diberikan adalah :

  • Surat Kuasa (karena yang mengurus akta pengasuh adalah aku, jadi ceritanya Pengasuh memberikan kuasa ke aku).
  • Formulir Akta Kelahiran
  • Surat Pertanggung Jawaban Mutlak Kebenaran Pasangan Suami Istri
  • Surat Pertanggung Jawaban Mutlak Kebenaran Pasangan Kelahiran
New photo by Faridilla Ainun / Google Photos

Sementara itu yang dokumen yang perlu dibawa sebagai pendukung adalah:

  •  1 Fotokopi KTP (milik orang dewasa tersebut)
  • 1 Fotokopi KK (yang menyatakan orang dewasa tersebut ada dalam KK)
  • 1 Fotokopi KTP saksi I
  • 1 Fotokopi KTP saksi II
  • 1 Materai 6000 (untuk surat kuasa)

Aku pun segera mengisi data di formulir-formulir tersebut. Data yang diisi kebanyakan adalah nama, NIK (Nomor Induk Kependudukan), Alamat, Pekerjaan orang yang akan dibuatkan akta. Untuk mempermudah pengisian, petugas loket memberi tanda mana yang diisi dengan data yang bersangkutan, mana yang diisi dengan data orang tua yang bersangkutan. Melihat form kelahiran ini isiannya sepertinya berlaku umum (juga berlaku untuk bayi), sepertinya jika untuk bayi baru lahir ada dokumen pendukung lain yang dibutuhkan yaitu :

  • 1 Fotokopi Surat Keterangan Lahir
  • 1 Fotokopi KTP Ibu
  • 1 Fotokopi KTP Ayah

Untuk pembuatan akta dewasa, sebenarnya juga diminta KTP orang tua yang dibuatkan akta. Namun, jika tidak ada, tidak apa-apa juga. Di Formulir Akta Kelahiran juga ada kolom tanda tangan Lurah / Kepala Desa, dan ternyata boleh di-skip tanda tangan Pak Lurah atau Pak Kades.

Karena dokumen telah lengkap dan formulir juga telah terisi, kita bisa kembali ke loket untuk menyerahkan form-form tersebut bersama dokumen pendukung. Petugas loket akan memeriksa dan memberi tanda bukti untuk pengambilan. Oh ya, catatan nih, karcis antrian tadi baiknya jangan dibuang, soalnya dijadikan satu dengan form-form tersebut.

Proses pembuatan akta ini katanya selama 7 hari kerja. Tepat seminggu kemudian, aku kembali ke Kantor Catatan Sipil Palembang dan benar saja, akta kelahiran untuk pengasuh sudah jadi. Eh, ini tanpa biaya loh bikinnya. Paling keluar modal dikit buat fotokopi dan materai saja.

Sekedar saran, kalau mengurus akta untuk orang dewasa (misal orang tua, pengasuh, atau lainnya), ada baiknya orang tersebut ikut karena ada berkas yang harus ditandatangani. Terus, kan ada juga KTP Saksi I & II, kalau bisa ikut juga. Di kasus ini, aku dan suami bertindak sebagai saksi dan kami ikut ke Kantor Catatan Sipil, jadi kalau ada yang perlu ditandatangani juga sudah langsung saja, agar tak perlu bolak balik untuk mencari tanda tangan.

Fasilitas Kantor Catatan Sipil Palembang

New photo by Faridilla Ainun / Google Photos

Eh, di kantor ini ada musholla dan ruang bermain anak juga. Sebenarnya ditulis ada ruang menyusui (sepertinya gabung dengan ruang bermain anak). Ada mainan perosotan dan ayunan. Sayangnya, lantai alasnya agak kotor. Kurang informasi juga (himbauan seperti lepas sepatu saat bermain misalnya). Semoga nanti lebih diperhatikan.  Oh iya, ini maps lengkap Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Palembang.